C-05 LAS RELACIONES DEL ARQUITECTO CON SU COMITENTE

1ª EDICIóN: 1979 / 2ª EDICIóN: 1984 / 3ª EDICIóN: 1993 / 4ª EDICIóN: 1996 / 5ª EDICIóN: 2003 / 6ª EDICIóN: 2010 / 7ª EDICIóN: 2014 / 8ª EDICIóN: 2018

 


Este documento trata sobre los clientes del arquitecto, las relaciones previas, la conveniencia de proporcionarles información sobre los servicios profesionales que pueden recibir, la estrecha relación que debe prevalecer entre éstos y los honorarios que los retribuyen y las alternativas que dispone el comitente para encarar su proyecto, con sus ventajas, desventajas y responsabilidades consiguientes.

 

También brinda recomendaciones que pueden ser útiles para la negociación de contratos y sirve de introducción a los 17 modelos de contrato Arquitecto-Comitente por la prestación de distintos servicios profesionales, tema que se desarrolla en el documento C.22 La contratación de servicios profesionales.

 
 

Nota preliminar

El Consejo Profesional de Arquitectura y Urbanismo ha considerado necesario actualizar las definiciones y honorarios de los servicios profesionales para adecuarlos a los requerimientos de la práctica profesional en la actualidad. En consecuencia y en base a las facultades conferidas por el Decreto-Ley 6070/58, elaboró el documento A-115 Honorarios sugeridos CPAU, cuyas disposiciones son  recomendadas pero no obligatorias.

 

Los textos de la edición 2018 del Mepa guardan relación con el contenido de dicho documento en lo referente a roles, servicios, tareas y honorarios profesionales, al igual que los dictámenes que emite el Consejo como respuesta a oficios judiciales, consultas de comitentes y matriculados.

 


DOCUMENTOS DE LA SERIE “A” RELACIONADOS CON ESTE DOCUMENTO

(A-115) Honorarios sugeridos CPAU

(A-301) Contrato de proyecto y dirección

(A-301_DE) Contrato de proyecto y dirección ejecutiva

(A-302) Contrato de anteproyecto

(A-303) Contrato de proyecto

(A-304) Contrato de dirección de obra

(A-304_DE) Contrato de dirección ejecutiva

(A-305) Contrato abreviado de proyecto y dirección

(A-305_DE) Contrato abreviado de proyecto y dirección ejecutiva

(A-306) Contrato de proyecto y construcción

(A-308) Contrato abreviado de proyecto y construcción 

(A-309) Contrato de supervisión

(A-310) Contrato de auditoría

(A-311) Disposiciones adicionales a los contratos de dirección para trabajos por administración

(A-312) Disposiciones adicionales a los contratos de dirección para la encomienda de dirección ejecutiva

(A-313) Contrato por el servicio de higiene y seguridad

(A-314) Contrato licenciado en planificación y diseño del paisaje/comitente

(A-403) Modelo de propuesta para la ejecución de proyecto y dirección

(A-509) Carta abierta al cliente del arquitecto

(A-510) Información al cliente: “trabajando con su arquitecto” 

(A-516) Obligaciones laborales del propietario-empleador o del arquitecto-constructor


INDICE

 

1

Captar clientes / Conseguir encargos

 

2

Clientes y comitentes

2.1 Conocimiento del cliente

2.2 Tipos de clientes

 

3

Información a proporcionar al cliente

3.1 Servicios que puede brindar el arquitecto

3.2 Relación entre servicio profesional y honorario

3.3 El comitente y sus roles en la obra

3.4 El Comitente-constructor en ausencia de un Contratista-constructor

3.5 Responsabilidad del comitente en la adjudicación de encargos

 

4

Acuerdos extra-contractuales

4.1 Conversaciones preliminares

4.2 Propuesta de prestación profesional

4.3 Registro de encomienda

 

5

Contratos de servicios profesionales

5.1 Características y condiciones

5.2 Los modelos de contrato editados por el Consejo

 

6

Negociación de contratos

 

7

Etica y cliente

 


CAPTAR CLIENTES / CONSEGUIR ENCARGOS

 
No es fácil para la mayoría de los arquitectos tener clientes, si por cliente se entiende a la persona que utiliza con asiduidad sus servicios profesionales. Logran atraer clientes algunos profesionales con larga trayectoria, con prestigio o con determinadas especializaciones. La mayor parte de los clientes de los arquitectos recurren a sus servicios sólo una, dos o tres veces en su vida.

 

En consecuencia, la búsqueda y captación de clientes es un tema, una necesidad, una preocupación siempre presente en la mayoría de los arquitectos y no hay recetas para lograrlo. En cambio hay algunas prácticas, recursos o actitudes que practicados con perseverancia pueden facilitar la relación con nuevos clientes.

 

El arquitecto puede y debería atender a la promoción de su trabajo adoptando y manteniendo iniciativas que, con las limitaciones que impone el Código de Etica, pueden facilitar las relaciones con nuevos clientes y la obtención de nuevos encargos. El texto que sigue es un super-extracto del título “Promoción del trabajo” comprendido en el documento Aspectos promocionales del ejercicio profesional(C-27-02)

 

En este sentido puede resultar conveniente que los arquitectos incorporen algunas de las herramientas que aportan otras disciplinas, las que por ejemplo permiten anticiparse a nuevas necesidades del mercado o definir y seleccionar tipos de potenciales clientes o las que estudian las mejores formas para establecer y mantener las relaciones con tales potenciales clientes y con quienes ya lo son.

 

El mercado se ha reorientado de la demanda hacia la oferta y los arquitectos deben acostumbrarse a esta realidad, adoptando iniciativas y elaborando nuevas propuestas cuyos contenidos deben estar dirigidos a atraer la atención de sus potenciales clientes. El arquitecto no debe limitarse a esperar la llegado de encargos, debe salir a buscarlos o ser promotor y partícipe de sus propios trabajos.

 

Definir anticipadamente si los arquitectos deben asignar prioridad al marketing, las relaciones públicas, la publicidad o la promoción de obras no tiene sentido: todas son herramientas que bien utilizadas pueden constituirse en excelentes auxiliares. Tradicionalmente los arquitectos han desatendido estos recursos ya sea por desconocimiento, por considerarlos innecesarios, falta de iniciativa o falsos prejuicios. Estas actitudes deben ser superadas a fin de potenciar el desarrollo de la actividad profesional, pero cuidando que los medios elegidos y los contenidos y las formas de las acciones y de los mensajes encuadren dentro de los límites que imponen el Código de Etica y el respeto por la arquitectura y la profesión.

 

  • Marketing(C-27-02-02) Para que un arquitecto o estudio de arquitectura puedan alcanzar sus objetivos deberían idear formas de interrelacionar sus intereses y capacidades con las necesidades y deseos de sus posibles clientes. Para ello es conveniente despojarse de ciertos prejuicios, estudiar el tema o consultarlo con expertos y adoptar las políticas y rutinas necesarias para incorporar al marketing como una actividad más entre las que habitualmente lleva adelante el estudio.

    Un programa de marketing como proceso total incluye varios grupos de actividades: planificación, estrategia, estudio de mercado, relaciones públicas y publicidad, negociación y seguimiento de clientes. En general las pequeñas empresas, buena parte de los estudios de arquitectura pueden asimilarse a ellas, tratan estas actividades en conjunto pero sin mantener la necesaria coordinación.

  • Relaciones públicas (C-27-02-03) El American Institute of Architects sostiene que "las relaciones públicas de un arquitecto consisten en darse a conocer y en transmitir una buena imagen a sus clientes y clientes potenciales". Las relaciones públicas deben estar coordinadas dentro de un plan de marketing y su objetivo centrarse en comunicar la actividad, la obra o las propuestas del arquitecto a ciertos sectores de público, creando un ambiente favorable para el establecimiento de nuevas relaciones.

    Así como las acciones del marketing se proponen objetivos de mediano y largo plazo, el objetivo de las relaciones públicas, en cambio, se centra en comunicar la actividad, la obra o las nuevas propuestas del estudio a ciertos sectores de público, creando un ambiente favorable para el establecimiento de nuevas relaciones. El éxito de un plan de marketing se hace difícil sin el auxilio de las relaciones públicas, pero éstas, sin estar insertas en un plan de marketing pueden significar la pérdida de tiempo y dinero.

    Un plan de relaciones públicas no puede alcanzar buenos resultados si no tiene una clara idea de sus objetivos, del sector de público a quien será dirigido, del mensaje a comunicar y de los medios más adecuados para transmitirlo.
      

Dentro del área proyectual existe un recurso indirecto para promover trabajos, que el Consejo recomienda, al alcance de todo arquitecto con voluntad, talento y recursos, que consiste en participar en concursos con la posibilidad de acceder como premio a proyectos y obras de importancia, imposibles de lograr de otra manera, cuando se cuenta con pocos años, pocos antecedentes y pocas relaciones.

 

Además de los premios, distinciones y el encargo de servicios profesionales, los concursos ofrecen otras compensaciones: el conocimiento de nuevas temáticas y aprendizaje de nuevas problemáticas, la conformación o consolidación de equipos de trabajo y el enriquecimiento profesional que aporta la autocrítica y la observación crítica de los trabajos oponentes. El tema concursos es tratado en el documento Adjudicación y gestión de servicios profesionales y obras (C-15-03)

 


2

CLIENTES Y COMITENTES 


El Manual asigna a los dos términos del título significados distintos:

  • cliente es la persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional y, por extensión, la persona que solicita al arquitecto un servicio profesional.
  • comitente, en cambio, es el término que se emplea para referirse a la persona física o jurídica que ha acordado los términos y condiciones para le ejecución de un servicio profesional y, en los contratos de construcción, para denominar a quien encarga trabajos a un contratista.

2.1 Conocimiento del cliente

Para facilitar el éxito de un encargo es necesaria una relación franca y positiva entre el arquitecto y su cliente. Esta relación se debe fundamentar en el entendimiento, respeto y confianza mutuos. Estos comportamientos y una necesaria y sostenida cooperación facilitan el cumplimiento de sus deberes y obligaciones.

 

Cuando no media conocimiento previo, se hace necesario un proceso de acercamiento entre cliente y arquitecto con el objeto de establecer bases para una futura relación, intercambiar información y considerar la viabilidad del encargo, proceso durante el cual, ambos evalúan la personalidad de sus interlocutores. 

 

Siempre es conveniente que el arquitecto se interiorice de la idiosincrasia de su cliente antes de comprometer sus servicios profesionales, ya sea un particular, una pequeña empresa, una corporación o un ente de la administración pública.

2.2 Tipos de clientes

Hay ciertos tipos de clientes cuya idiosincrasia los distingue al punto de conformar casos característicos, ante los cuales resulta aconsejable que el arquitecto adopte ciertas previsiones. Se aclara que la mayoría de las recomendaciones que figuran en los puntos que siguen conviene que sean tenidas en cuenta ante cualquier tipo de cliente, aunque se ha optado por referirlas a los casos en que se hacen más necesarias.

  • Clientes sin experiencias anteriores: generalmente desconocen los servicios que puede prestar un arquitecto, confunden su rol con otros roles, especialmente con el del constructor y tienen expectativas poco realistas con respecto al proyecto que encaran. En estos casos el arquitecto debe brindarles, suficiente información para despejar sus incógnitas, compatibilizar sus objetivos y expectativas con la realidad y asistencia para definir sus requerimientos

  • Clientes con aspiraciones que superan sus recursos: ya sea por mala información, error en sus estimaciones o desconocimiento de los factores que inciden en la conformación del costo de su proyecto. En estos casos el arquitecto debe formular estimaciones realistas desde el principio, con el objeto de informarle acerca de los fondos que podrían ser necesarios, limitar sus requerimientos o sugerir el abandono del proyecto, efecto no deseado pero preferible a un problema en instancias posteriores, cuando el arquitecto puede ser objeto de reproche por no haber alertado oportunamente a su cliente.

  • Clientes corporativos: entendiéndose por tales a organismos, asociaciones o empresas privadas o públicas con funcionarios, autoridades o cuerpos directivos que actúan por delegación, frecuentemente cumpliendo normas y procedimientos y sujetos a la fiscalización y crítica por parte de sus mandantes. En estos casos al arquitecto no le es fácil avanzar en forma lineal y pueden originarse demoras e interrupciones en la gestión, como modificaciones de requerimientos, de presupuestos y de cronogramas.
    Para facilitar la gestión el arquitecto debe convencer a su cliente para que designe un representante o una reducida comisión que lo represente y sea su único interlocutor.
    También es aconsejable dejar constancias de las actuaciones, de las directivas recibidas y de las modificaciones y demoras originadas por el cliente.

  • Clientes para los cuales el honorario prevalece sobre cualquier otra cuestión: son los que consideran al arquitecto como el vendedor de un producto y no como el proveedor de servicios profesionales, servicios que por desconocimiento, consideran uniformes y que por tal motivo no intervienen en su ponderación.
    Ante estos clientes el arquitecto debe argumentar que tan importante como el honorario es la calidad y responsabilidad del servicio profesional que retribuye y que no tiene sentido referirse a uno de los términos de esta dualidad sin una cuidadosa evaluación del otro. La mejor relación se establece cuando arquitecto y cliente logran acordar un honorario que al mismo tiempo que satisface las expectativas del cliente, se adecua a las características del encargo y a los méritos y experiencia del arquitecto.

  • Desarrolladores, promotores, empresas constructoras: conocen muy bien los servicios que puede brindarles el arquitecto y usualmente requieren su participación para encarar aspectos parciales de su proyecto, por ejemplo, para ejecutar un anteproyecto o una documentación licitatoria, para posteriormente llevarlo al nivel de proyecto mediante otros profesionales. Este tipo de clientes recurre generalmente a arquitectos de prestigio o que han acumulado experiencia en proyectos como el que los ocupa. Es importante en estos casos acordar condiciones para preservar la propiedad intelectual del trabajo y el derecho a desconocer su autoría en caso de que posteriormente sea desvirtuado.

  • Prestación de servicios en el ámbito público. El arquitecto puede tener como comitente a cualquier organismo público y resultar adjudicatario mediante algún tipo de concurso o adjudicación directa. En cualquier caso conviene que el arquitecto:
    • se informe de los requerimientos especiales que pueden existir para el cumplimiento del encargo motivados por normas oficiales y/o normas particulares del organismo que lo contrata,
    • tenga en cuenta todos los comentarios y recomendaciones formulados precedentemente para el caso de los clientes corporativos
    • suscriba contratos cuyas disposiciones establezcan claramente sus derechos y obligaciones y cuyos requerimientos, usualmente muy exigentes, esté seguro de poder cumplir.

  • Prestación de servicios en mercados internacionales. La exportación de servicios es un fenómeno habitual que se expande a medida que avanza el proceso de globalización y se remueven los obstáculos legales para liberar el comercio de servicios. Sobre este tema se puede consultar el Documento “El Comercio Exterior de Servicios de Arquitectura” realizado conjuntamente por el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires y el CPAU, donde se explicitan las condiciones necesarias para el ejercicio profesional trasfronterizo de los arquitectos.


INFORMACION A PROPORCIONAR AL CLIENTE

Buena parte de los clientes que acuden a un arquitecto lo hacen por primera vez y es usual que desconozcan muchas cosas que el arquitecto puede dar como sobreentendidas como:

  • la variedad de servicios que le puede brindar el arquitecto y los beneficios que proporciona su actuación,
  • la diferencias entre los roles del arquitecto y del constructor,
  • los honorarios que debe percibir el arquitecto como retribución a sus servicios,
  • los distintos roles que arquitecto y comitente pueden asumir en los tipos de encargos que más frecuentemente los relacionan: el proyecto y dirección de obras.

3.1  Servicios que puede brindar el arquitecto

Una de las mejores formas de establecer y mantener buenas relaciones con los clientes consiste en brindarles información ordenada, clara y completa y proporcionársela en los momentos oportunos. Para facilitar esta gestión el Consejo ha redactado los documentos:

  • Carta abierta al cliente del arquitecto (A-509), con información y consejos que se recomienda entregar a un cliente sin ninguna experiencia en los primeros momentos de la relación.
  • Trabajando con su arquitecto (A-510). Se aconseja entregar este documento una vez que se advierta que el cliente ha asimilado la información proporcionada anteriormente. 

Por otra parte, la Resolución 498/2006 del Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología, en su anexo V: Actividades profesionales reservadas al titulo de arquitecto y el documento Honorarios sugeridos CPAU (A-115) se refieren a la mayoría de los servicios profesionales que pueden brindar los arquitectos.

 

3.2 Relación entre servicio profesional y honorario

 

Se recomienda proporcionar al cliente la más completa información con respecto a la estrecha e intrínseca relación que debe prevalecer entre un servicio profesional y el honorario que lo retribuye. La mera enunciación de un servicio profesional no alcanza para revelar sus alcances ni el detalle de las tareas que comprende. Por ejemplo, un anteproyecto, una tasación o una supervisión de proyecto pueden  ser realizados con distintos niveles de dedicación, profundidad y detalle.

 

En consecuencia, es necesario interiorizar al cliente acerca de estas cuestiones y advertirle que cuando compara propuestas que incluyen honorarios debe exigir la descripción y detalle del servicio profesional propuesto. De esta manera estará en conocimiento de los servicios ofertados que posteriormente tendrá derecho a exigir y evitar así posibles sorpresas o malos entendidos

 

En el documento Cartilla de tareas y honorarios para encargos de proyecto y dirección(A-111) figuran listados con las tareas que el Consejo recomienda para la prestación de las distintas etapas de estos encargos. En otros documentos de este Manual figuran listados de tareas referentes a la prestación de otros servicios profesionales. En consecuencia, se recomienda al arquitecto que en sus propuestas y contratos detalle el tipo de encargo, las tareas y prestaciones que estarán a su cargo y criterio adoptado para la formulación del honorario.


3.3  El comitente y sus roles en la obra

 

Es usual que la mayoría de los posibles clientes que se acercan a un arquitecto lo hagan con la idea de construir, reformar o ampliar un edificio y que no tengan en claro la diferencia entre el rol profesional que desempeña el arquitecto y el rol comercial-industrial que cumple el constructor o los contratistas.

 

También es usual que llegado el momento opinen que la obra debería construirse por tal o cual sistema, con  desconocimiento de las ventajas y desventajas de cada uno de ellos, de sus consecuencias económicas y de las obligaciones y responsabilidades que como comitente, debería asumir en cada caso.

 

Ningún cliente tiene la obligación de conocer estas cuestiones y es un deber del arquitecto proporcionarle la información necesaria y en el momento oportuno, asesorarlo para que adopte la mejor alternativa para la construcción de su proyecto.

 

Por ello parece oportuno realizar, para ilustración del comitente, un repaso de las situaciones más características con un análisis de sus ventajas y desventajas e indicando en cada caso los textos del Manual donde los temas son tratados.

 

Encargo de proyecto y dirección de una obra a construir por una empresa constructora

 

Es el esquema más simple, mediante el cual el comitente suscribe dos contratos, uno con el arquitecto por sus servicios de proyecto y dirección y otro de construcción con la empresa constructora.

 

Este contrato unifica las obligaciones y responsabilidades profesionales ante el comitente y es la mejor opción para que la obra se ejecute respetando el proyecto. En el Gráfico nº 1 se presenta el esquema y las relaciones funcionales que se establecen entre los principales agentes que participan en la obra. 

 

GRÁFICO N° 1


Encargos separados de proyecto y dirección de obra a construir por una empresa constructora

 

En ocasiones el comitente opta por encomendar en forma separada el proyecto y la dirección de obra, procedimiento que puede ser ventajoso cuando por las características del proyecto o de la obra se requiere que los adjudicatarios de cada encargo acrediten determinada especialización o experiencia. No obstante, el procedimiento puede dar lugar a desviaciones con respecto a las calidades e intenciones del proyecto, especialmente si se introducen variantes o modificaciones de diseño o de especificaciones durante la construcción de la obra.

 

En estos casos, tanto el Director de proyecto como el Director de obra ven recargadas sus obligaciones. El primero debe ajustar la documentación de proyecto para no dejar nada librado a la interpretación del segundo, si desea que la obra terminada responda acabadamente a su concepción. Este último, por su parte, debe estudiar y revisar en profundidad la documentación de proyecto y suma a las responsabilidades que ya tiene como Director de obra, corresponsabilidad sobre las fallas, errores u omisiones del proyecto.

El comitente debe encarar y de alguna manera coordinar tres contratos: dos por servicios profesionales y el contrato de construcción. Seguramente deberá afrontar el pago de un honorario mayor, puesto que los honorarios de los dos encargos sumados suelen superar los de un encargo completo. El tema es tratado en el documento La dirección de las obras (C-09) En el Gráfico nº 2 se presenta el esquema y las relaciones funcionales que se establecen entre los principales agentes que participan en la obra.

 

GRAFICO N° 2


Encargo de proyecto donde el Director de proyecto ejercerá la supervisión de la DO

 

Un caso que se presenta con cierta frecuencia es cuando al profesional que ha actuado como Director de proyecto se le encarga además que ejerza la supervisión sobre la actuación del Director de obra, con el objeto de que durante la construcción no se desvirtúe el proyecto con motivo de la introducción de variantes o modificaciones de diseño o de especificación. Esta situación presenta similitud con la anterior pero la supervisión a cargo del Director de proyecto suele  minimizar los efectos antes comentados. El documento Supervisión de proyectos/ Supervisión de dirección de obra (C-18) está dedicado al tratamiento de estas cuestiones  En el Gráfico nº 3 se presenta el esquema y las relaciones funcionales que se establecen entre los principales agentes que participan en la obra.

 

GRAFICO Nº 3


Encargo de proyecto y dirección de una obra con contratista principal que coordina los trabajos de varios contratos separados

 

El comitente contrata un Contratista principal, generalmente a cargo de las obras generales y ayuda de gremios y varios contratos separados. El Director de obra coordina las adjudicaciones y contrataciones de los contratos de construcción y los trabajos de los distintos contratistas son coordinados por el Contratista principal. En el Gráfico nº 4 se presenta el esquema y las relaciones funcionales que se establecen entre los principales agentes que participan en la obra. 

 

GRAFICO N° 4


Obras sin empresa que actúe como constructor

 

En este tipo de obras es usual que el rol técnico que en obras con contratos de construcción desempeña el constructor o un Contratista principal o sus Representantes técnicos, sea asumido por el mismo profesional que ejerce la dirección de obra, quien, ejerciendo la Dirección ejecutiva, contrae las obligaciones y responsabilidades técnicas del constructor por la ejecución de la obra.

 

Mediante un único contrato el comitente unifica las obligaciones y responsabilidades en un único profesional quien tiene derecho a percibir los honorarios dispuestos en el artículo 3.15 del documento Honorarios sugeridos CPAU (A-115-03-16) por los roles que desempeña. El Director de obra debe tener en cuenta que a sus responsabilidades se suman las que atribuye la legislación vigente al constructor. En el Gráfico nº 5 se presenta el esquema y las relaciones funcionales que se establecen entre los distintos agentes:

 

GRAFICO N° 5



Encargos de proyecto y construcción

 

Mediante este sistema, que es tratado en el documento “La modalidad proyecto y construcción” (C-12), el comitente unifica en un único encargo el proyecto y la construcción de la obra. El procedimiento encuentra justificación cuando el comitente desea concentrar en un único responsable diseño, precio y plazo de construcción a expensas de no contar, en cambio, con presupuestos alternativos para evaluar el monto de su encargo ni el asesoramiento profesional de un DO que controle el cumplimiento del contrato de construcción.

 

3.4 El Comitente-constructor en ausencia de un Contratista-constructor

Los distintos ejemplos tratados en el apartado anterior parten de la base de que la empresa constructora (gráficos 1, 2 y 3) o el contratista principal (gráfico 4) actúan como constructor, con sus Representantes técnicos a cargo de la ejecución de la obra con las responsabilidades técnicas, civiles, penales y administrativas propias del rol, entre ellas, las de firmar los “planos municipales” como constructor ante el Gobierno de la CABA. 

 

Cuando no hay una empresa o un contratista que actúen como constructor un profesional habilitado debe hacerse cargo del rol. Es el caso de un arquitecto que desempeña la Dirección ejecutiva de la obra y firma los planos ante el Gobierno de la CABA como Representante técnico del constructor, quien en este caso pasa a ser el comitente. La Dirección ejecutiva es una actividad profesionales para la cual los arquitectos  tienen incumbencia y por cuyo desempeño deben percibir honorarios. (C-20-02)(A-115-03-16)

 

Cuando el Director de obra firma inicialmente los planos como constructor y posteriormente no subsana esta anormal situación, queda en una comprometida situación y adquiere responsabilidades que no le competen por ejercer un rol que no debía estar a su cargo, sin ningún beneficio y con el riesgo de ver comprometido su patrimonio y hasta su libertad en caso de demandas civiles o penales motivadas por reclamos laborales o accidentes. (C-20-04)

3.5  Responsabilidad del comitente en la adjudicación de encargos

 

Dada la permanente actualidad del tema, el Consejo considera oportuno reproducir bajo este título una nota publicada en el número 353 del Boletín del Consejo Profesional de Ingeniería Civil de marzo/abril’99, pues considera que su difusión puede ser útil para sus matriculados, clientes y público en general.

El autor de la nota es el Ing. Civil Hugo B. Yentel, socio fundador y ex-Presidente de la Asociación de Ingenieros Estructurales y ex-Consejero del Consejo Profesional de Ingeniería Civil.

 

“OWNER’S RESPONSABILITY”

 En estos tiempos globalizados en que vivimos parece apropiado que estos comentarios tengan su título en el idioma internacional de las finanzas, la comercialización y el intercambio.

 

El pasado mes de mayo de 1998, en la reunión internacional de la Federación Internacional del Hormigón realizada en Amsterdam, el discurso de apertura del presidente de la entidad Mr Virlogeux, introdujo en la comunidad técnica internacional un concepto novedoso. En un pasaje de su mensaje, que podría llevar el título de este comentario, dijo el Sr Virlogeux:

 

En un mundo con excesiva competencia, los comitentes tienen un rol importante, en completa oposición con la tendencia desarrollada en las desregulaciones europeas.

 

“Los comitentes no deben poner excesiva presión en el precio y los costos, porque siempre habrá 

“alguien – diseñador o contratista - que tomará el trabajo a cualquier precio para sobrevivir. Cuando

“algún propietario pone demasiada presión en los costos o acepta ofertas con precios demasiado

“bajos, toma directa responsabilidad en los problemas que inevitablemente aparecerán.

 

“Los comitentes tienen una gran responsabilidad en la industria de la construcción: deben producir

“las condiciones adecuadas para el normal funcionamiento de las empresas constructoras, proyectistas y 

“proveedores. Esto no es fácil de decir ahora, dado el carácter internacional del mercado,

“pero la necesidad es muy clara.”

 

Se acababa de introducir, en un prestigioso foro internacional, el concepto de responsabilidad del propietario. Este concepto es de una gran simplicidad: si un comitente contrata obras o servicios a precio vil no puede luego excusarse de toda responsabilidad en caso de siniestro. Y entiéndase que siniestro no siempre es necesariamente la ruina completa o el derrumbe de una obra. 

 

Industrias que ocasionan costos absurdos de mantenimiento, obras que requieren trabajos de reparación mucho antes del plazo usual, proyectos que al construirse dan lugar a todo tipo de controversia por indefiniciones en la documentación, servicios cuya prestación continua no puede asegurarse, son materia corriente cuando en las etapas de proyecto, adjudicación o construcción, los condicionantes económicos obligan a minimizar estudios, a disminuir a niveles peligrosos el grado de control y supervisión profesional o a suministrar materiales de calidad no probada.

 

Colegas argentinos, no estamos solos; en todo el mundo se ha extendido, como un subproducto no deseado de la economía de mercado, una nueva plaga profesional: los trabajos de ingeniería y construcción de baja calidad. Tendremos que acostumbrarnos, por el momento, a convivir con ella; sabemos, eso sí, que como todas las plagas esta también terminará algún día, dejando muchas víctimas en el camino.

 

Pero entretanto, hay algo que podemos hacer y es poner en evidencia, en cuanta ocasión se presente, a los entes, funcionarios y/o comitentes que, empeñados en la meritocracia pasajera de los bajos costos, persisten en la actitud de adjudicar contratos considerando al precio como la variable más importante (y muchas veces la única). De esta manera, cuando luego se produzca el casi inevitable desastre, podremos recordar a la sociedad, quien o quienes fueron los verdaderos culpables.”

 

Como el mensaje se refiere indistintamente a encargos por servicios profesionales y por la contratación de obras de arquitectura e ingeniería, el Consejo considera oportuno recordar a sus matriculados el derecho que asiste al comitente de adjudicar contratos según su exclusivo parecer. En consecuencia suele suceder que cumpliendo la disposición “estudio de propuestas”, el arquitecto recomiende el rechazo de una propuesta que luego el comitente decide adjudicar. En este caso el arquitecto puede intentar disuadir al comitente pero no se puede oponer a su voluntad, puede dejar constancia de su expreso desacuerdo alegando causales fundadas y si considera que las condiciones de la adjudicación pueden hacer peligrar la estabilidad, habitabilidad, higiene o salubridad de la obra, del edificio o de su entorno, debe renunciar a su encargo ya que, en caso contrario, asumiría la responsabilidad de los hechos consecuentes.

 



ACUERDOS EXTRA-CONTRACTUALES

Cuando un arquitecto es consultado acerca de la viabilidad de un encargo, se inicia un proceso que se caracteriza por el intercambio de información durante el cual, junto con su comitente, irán precisando las condiciones bajo las cuales se cumplirá el encargo.

 

4.1 Conversaciones preliminares

 

Durante estas instancias las partes deberían intercambiar la información que esté a su alcance con respecto al objeto del encargo, mientras procuran establecer la empatía necesaria para sentar las bases de una relación que debe basarse en el entendimiento, respeto y confianza mutuos. El tema se trata en el documento El proyecto de las obras (C-07-02-01)

 

Durante estas instancias el propósito básico del cliente es contar con la opinión del arquitecto sobre la viabilidad de su proyecto y el del arquitecto ganar la confianza del primero y obtener el encargo.

 

Suele suceder que con la intención de avanzar en la relación con su cliente, el arquitecto le proporcione  algún croquis u otro material con los lineamientos de su propuesta. Por ello se aconseja convenir previamente las condiciones bajo las cuales se realizaría el trabajo y los honorarios que se devengarían en caso contrario. De esta manera, si el encargo prospera no habría que discutir el honorario y si el cliente desiste de su propósito, el arquitecto vería facilitado el cobro de honorarios por los trabajos realizados.

 

4.2 Propuesta de prestación profesional

 

Una forma de instrumentar las recomendaciones precedentes si no se han dado aún las condiciones para suscribir un contrato, consiste en presentar al cliente una propuesta con los alcances del trabajo y las condiciones para su ejecución, como la que sirve de ejemplo en el documento "Modelo de propuesta para la prestación de servicios profesionales(A-403)

 

Una propuesta no es un contrato, aunque en ciertos casos puede constituir prueba del encargo. Obviamente no prevé muchas circunstancias que pueden presentarse durante una prestación profesional, como las que contemplan los modelos de contrato del Consejo; por ello se recomienda restringir su utilización no más allá de las primeras etapas de un encargo o para encargos de poca envergadura, complejidad o duración.   

 

Es conveniente que una propuesta incluya la siguiente información:

  • nombre, apellido y domicilio del arquitecto y del cliente, 
  • objeto del encargo,
  • servicios a cargo del arquitecto,
  • plazo de ejecución del encargo,
  • en caso de proyectos y obras presupuesto y plazo de construcción tentativos 
  • honorarios a percibir por el arquitecto.

También es conveniente solicitar la devolución de una copia como constancia de recibo.

 

Hasta aquí la propuesta ha sido tratada solo como un medio formalmente apto para establecer las bases de la relación arquitecto/comitente. Pero la presentación de una propuesta a un posible cliente es al mismo tiempo una inmejorable oportunidad para demostrarle que se han interpretado sus necesidades y expectativas y que quien la remite reúne las mejores condiciones para llevar a cabo el trabajo.

 

Una propuesta inteligentemente formulada favorece la imagen del arquitecto y facilita las decisiones a su destinatario, clarifica los términos de la futura relación, despeja incógnitas y en caso de ser aceptados sus términos, puede ser la base de un contrato. Estos conceptos han sido desarrollados en el documento Etica y promoción del trabajo (C-27-02-06)

 

4.3 Registro de encomienda

 

Otro medio para instrumentar un encargo es el Registro de encomienda que expide el Consejo a pedido de los matriculados como constancia de un encargo para la ejecución de tareas profesionales.

 

El procedimiento, ampliamente difundido por ser imprescindible para presentar y tramitar documentaciones ante el Gobierno de la CABA, es utilizable también para todo tipo de encargos, por ejemplo: trabajos en relación con el territorio y el ambiente, anteproyectos, peritajes, tasaciones, auditorías o supervisión de proyectos.

 

El Registro de encomienda representa una mínima intervención y presenta las siguientes ventajas:

  • certifica que el profesional que lo suscribe está habilitado y en condiciones para el ejercicio de las tareas que motivan el encargo,
  • aporta claridad y certeza en cuanto al alcance del encargo,
  • en caso de conflicto es una valiosa prueba del encargo de la tarea profesional,
  • permite al Consejo un conocimiento más directo y permanente de las actividades profesionales de los matriculados mediante el mantenimiento de un registro estadístico.


CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES

La escasa envergadura o simplicidad de un encargo o el conocimiento o familiaridad que puede vincular a las partes no son un justificativo para soslayar la firma de contratos. La gran ventaja de los contratos es que lo escrito permanece, mientras que lo acordado informalmente puede ser olvidado o mal interpretado.

 

Los reparos que suelen oponerse a la firma de un contrato no son suficientemente válidos: la pérdida de tiempo o la dificultad para su redacción son argumentos que han perdido vigencia desde que el Consejo edita sus modelos de contratos, experimentados y caracterizados por su solvencia y equidad.

 

La iniciativa para la suscripción de contratos de servicios profesionales debe tenerla el arquitecto luego de haber convenido los principales términos con su cliente. Los modelos de contratos del Consejo contemplan numerosas alternativas para responder a los requerimientos que se presentan con mayor frecuencia.

 

5.1 Características y condiciones

Los contratos son instrumentos mediante los cuales se registran los compromisos a que se obligan las partes con un determinado objeto. Mediante sus disposiciones se asignan y administran derechos y obligaciones, responsabilidades y riesgos.

 

En consecuencia, los contratos deben hacer explícitos el objeto del encargo y las obligaciones y responsabilidades de las partes para permitir que ellas conozcan los alcances y límites de sus acciones y las consecuencias por sus incumplimientos. Los contratos no deben dar pie a supuestos y deben contribuir, en cambio, a prever situaciones y a resolver o evitar desacuerdos.

 

Todos los modelos de contratos editados por el Consejo son de uso recomendado pero no obligatorio y procuran reunir las siguientes condiciones:

  • Precisión y claridad en el ordenamiento de los contenidos y en la redacción de las disposiciones que conforman cuerpos completos, minuciosos y sintéticos, a la par que flexibles.
  • Practicidad, resultante de su formato tipo formulario, en los que solo es necesario incorporar los nombres y domicilios de las partes y completar, con la información específica propia del encargo previamente convenida, los espacios libres dispuestos en algunas de sus cláusulas.
  • Versatilidad, por la posibilidad de optar por una amplia variedad de servicios profesionales.
  • Respaldo para las partes contratantes, quienes ven facilitado el acceso a documentos estudiados y redactados por una Institución que a lo largo de los años ha ido acumulando experiencias como resultado de los estudios realizados y de las consultas que permanentemente debe responder a magistrados, letrados, comitentes y profesionales.
  • Equidad para el tratamiento de las obligaciones y derechos de las partes. La acción del Consejo como entidad paraestatal le impone el deber de facilitar y clarificar las relaciones entre las partes sin inclinarse a favor de ninguna de ellas.

5.2 Los modelos de contrato editados por el Consejo

El documento La contratación de servicios profesionales (C-22) está dedicado exclusivamente a las relaciones contractuales entre el arquitecto y su comitente. Presenta los distintos modelos editados por el Consejo con recomendaciones para facilitar su selección y para completar los espacios libres de algunas de sus cláusulas con la información específica del encargo. Los documentos editados son los siguientes:

(A-301) - Contrato de proyecto y dirección

(A-301_DE) - Contrato de proyecto y dirección ejecutiva

(A-302) - Contrato de anteproyecto

(A-303) - Contrato de proyecto

(A-304) - Contrato de dirección de obra

(A-304_DE) - Contrato de dirección ejecutiva

(A-305) - Contrato abreviado de proyecto y dirección

(A-305_DE) - Contrato abreviado de proyecto y dirección ejecutiva

(A-306) - Contrato de proyecto y construcción

(A-308) - Contrato abreviado de proyecto y construcción

(A-309) - Contrato de supervisión

(A-310) - Contrato de auditoría

(A-311) - Disposiciones adicionales a los contratos de dirección para trabajos por administración

(A-312) - Disposiciones adicionales a los contratos de dirección para la encomienda de dirección ejecutiva

(A-313) - Dontrato por el servicio de higiene y seguridad

(A-314) - Contrato licenciado en planificación y diseño del paisaje/comitente


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NEGOCIACION DE CONTRATOS

El conocimiento de técnicas de negociación puede resultarle muy útil al arquitecto en varias  actividades relacionadas con el ejercicio de su profesión, principalmente para:

  • acordar las condiciones de los contratos con sus clientes.
  • acordar las condiciones de su relación profesional con especialistas consultores y colegas 

 

Buena parte de los conceptos referidos a la negociación de contratos, son aplicables también a la actividad que el arquitecto debe ejercer frecuentemente para dirimir desacuerdos o conflictos que ocurren entre el propietario y los contratistas. Estas situaciones, si no son neutralizadas en tiempo y forma pueden originar serios inconvenientes.

 

Capacitarse o mejorar las habilidades como negociador le permite al arquitecto estar mejor posicionado para encarar este tipo de problemas, ya que su formación le otorga ciertas condiciones para manejar estas negociaciones, como son la habilidad para analizar problemas, para idear alternativas y proponer soluciones que concilien las necesidades e intereses en pugna.       

 

Hoy en día prevalece la idea que sostiene la conveniencia de que los desacuerdos deben superarse mediante negociaciones francas, leales e inteligentes. Según el Harvard Negotiation Project los mejores negociadores no defienden sus posiciones a ultranza sino que intentan separar las situaciones de las posturas personales como un medio para evitar los conflictos y para facilitar la búsqueda de las alternativas que satisfagan los intereses de las partes. Debe prevalecer la idea de que no debe existir un perdedor y de que todas las partes resulten beneficiadas.  

 

La técnica de la negociación adquirió entidad a partir de los estudios e investigaciones del Harvard Negotiation Project, fuente del trabajo publicado en el Architect’s Handbook of Professional Practice del American Institute of Archjtects (AIA), fuente a su vez, de los conceptos que se vierten a continuación. Los textos que siguen están referidos a una hipotética relación-arquitecto cliente pero son aplicables también para otros casos, del tipo de los ya mencionados. 

 

Planificar la negociación

Es conveniente prepararse para la negociación imaginando los diversos cursos que puede seguir y consiguiendo con anticipación toda la información posible sobre las necesidades y expectativas del cliente y sobre las características personales de los interlocutores.

También conviene clarificar las propias prioridades y objetivos y evaluar la  capacidad de negociación que se dispone en función de lo que puede significar para el cliente la confianza, el conocimiento especializado o la experiencia que le ofrece el arquitecto. 

 

Defender el honorario propuesto

Para defender una propuesta de honorario es necesario el total convencimiento de que sea razonable en función del servicio que se ofrece, de la responsabilidad que se contrae y de la competencia del mercado.

El honorario casi siempre es objetado por el interlocutor y como primera medida es necesario insistir en la íntima relación que existe entre  honorario y prestación profesional. Para ello nada mejor que incorporar en la propuestas, y recordar durante las negociaciones, el detalle de los servicios profesionales ofrecidos y la forma cómo serán prestados. Si el interlocutor arguye que cuenta con propuestas con menores honorarios conviene solicitarle que compare también el detalle de los servicios ofrecidos y, en caso de que las otras propuestas no los incluyan, sugerirle que los requiera a los efectos de su mejor información y para posibilitar una comparación equitativa.   

 

No adoptar posiciones irreductibles

Actuar de esta manera puede originar el fracaso de la negociación antes de que ésta haya comenzado. Si un arquitecto y su cliente están en desacuerdo, por ejemplo, con respecto al monto de honorarios, el acuerdo puede fracasar o en caso de que uno de los dos ceda, probablemente la relación entre ambos sufra posteriormente las consecuencias.

Aunque el desacuerdo sea superado, el conflicto puede reaparecer en cualquier momento: cuando existe una parte ganadora, ambas pierden la posibilidad de mantener la buena relación necesaria para favorecer el éxito del proyecto.

 

Considerar a los interlocutores como personas y no como problemas

Si algún interlocutor adopta una posición negativa contra el arquitecto o su proyecto, conviene considerar a esa persona o a sus objeciones como obstáculos a superar, encarar el problema que plantea sin atacarlo y evitar que se sienta superado.

Para ello lo mejor es formular preguntas francas y directas que permiten incursionar en su pensamiento y descubrir qué hay detrás de la oposición personal: las respuestas ayudan a completar la información con que cuenta el arquitecto, permitiéndole asegurarse de que está conociendo o enfrentando los problemas reales de la otra parte y no a la percepción que se tenía de tales problemas.  

 

Mantener la calma

Aunque se consideren inapropiadas las propuestas de la otra parte no se debe manifestar malhumor ni perder la calma y adecuar respuestas y comportamientos para que el interlocutor haga lo mismo. Ante situaciones de crisis es aconsejable solicitar una breve interrupción como un medio para distender las conversaciones.

 

Discutir intereses y no posiciones

A medida que el arquitecto va conociendo los requerimientos e intereses de su cliente debe comunicarle los propios, de tal forma que cada parte pueda dedicarse a satisfacer los intereses de la otra, además de atender a sus propias posiciones.

Las negociaciones pueden resultar exitosas sólo cuando cada parte conoce los intereses de la otra y los problemas a superar para satisfacerlos. Además de exponer con claridad se debe escuchar con atención: una participación activa y fructífera requiere ambas actitudes.

 

Proponer alternativas

Frecuentemente se hace necesario imaginar propuestas sobre la marcha. La mejor forma de hacerlo es generando alternativas que contemplen los intereses de ambas partes. Un primer paso puede consistir en que los interlocutores expongan ideas sin mayores compromisos y sin tener que adherir a ellas, procedimiento que conlleva varios beneficios: pone a los participantes de un mismo lado, buscando en conjunto una solución y les ayuda a distanciarse de sus posiciones originales.

Por otra parte, las ideas resultantes de una discusión tienen buenas posibilidades de aportar mejores soluciones que las que son fruto del esfuerzo unipersonal y cuanto más se involucren las partes trabajando juntas en la búsqueda de alternativas, con más facilidad adhieren a la solución encontrada. 

 

Buscar alternativas para evitar decir "no"

Durante una negociación un interlocutor puede pedir cualquier cosa en cualquier momento y en muchos casos se debe contestar "no", no solo porque sea la respuesta adecuada sino porque también puede ser necesaria para ganar la confianza y respeto del interlocutor.

Pero en otros casos decir "no" puede significar un prematuro final de las negociaciones o por lo menos su entorpecimiento momentáneo y es preferible optar por "sí pero bajo tales circunstancias…" o "no lo considero posible salvo que…". También se puede ganar tiempo e información respondiendo con otra pregunta como "¿por qué solicita esto" o proponiendo "tal vez deberíamos evaluar otras alternativas". La intención consiste en reenfocar la cuestión transformándola en una opción aceptable para todos. 

 

Recurrir a criterios o principios objetivos cuando se atasque la negociación

Cuando sea necesario destrabar una negociación estancada, o cuando el interlocutor se retrotrae a posiciones anteriormente superadas, la experiencia aconseja concentrar los esfuerzos en la esencia del problema, exponer y escuchar razones y no incurrir en discusiones inconducentes.

Una forma de salir de esta situación podría consistir en recurrir a principios o criterios generales, objetivos y que puedan ser igualmente reconocidos por las partes, emanados ya sea de instrumentos oficiales, por ejemplo la doctrina del CPAU o como derivación de otros términos previamente acordados.  

 

Cerrar una negociación que sea ventajosa para ambas partes

Cuando las partes han avanzado en la negociación, conocen sus posiciones e intereses, han alcanzado varios acuerdos, subsisten algunos problemas que requieren ajustes menores y otros están pendientes de solución, es el momento para intentar la solución final proponiendo una solución global y concreta, que resulte ventajosa para todos. Esta es una buena forma para generar las condiciones para que la otra parte acepte la propuesta o para que efectúe una contrapropuesta que también puede ser ventajosa para todos.

 


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ETICA Y CLIENTE

 

El arquitecto debe asignar especial atención a los procedimientos que utiliza para lograr la adjudicación de encargos, no debe incurrir en acciones que den lugar a la competencia desleal o al desplazamiento de otros profesionales y debe mantener actitudes leales con sus clientes y comitentes respetando las disposiciones comprendidas en el Código de Etica (A-105)

 

En el documento Etica y promoción del trabajo (C-27) se tratan cuestiones relacionadas con los recursos que dispone el arquitecto para promover encargos y se establecen relaciones entre los aspectos éticos y los promocionales del ejercicio profesional, con motivo de la fuerte interrelación y mutua dependencia que vinculan ambas cuestiones.